IGRN: Pautas para solicitar copias a los archivos notariales

Como resultado de la reunión mantenida entre autoridades de la AEU y la Directora de la Inspección General de Registros Notariales (IGRN), el organismo comparte pautas para solicitar copias de sus archivos notariales.

Si lo prefiere, puede descargar aquí la misma información en formato infográfico.

Previo a agendarse

  • Verifique en la Ventanilla Única Judicial (en «Archivo Registros Notariales») si el documento que busca está digitalizado.
  • A los efectos de la correcta consulta, tenga presente los botones rojos «Ayuda» y «Ayuda agrupaciones».
  • Si el documento no está digitalizado, se recomienda que repita la consulta 24 horas antes de agendarse para la solicitud.

Si el documento no está digitalizado

Verifique en el sitio web de la IGRN (en «Listado de protocolos»):

  • Que el Escribano tenga sus registros depositados.
  • Que el año solicitado esté depositado.
  • En qué archivo están depositados. Si es del interior del país, no corresponde realizar la solicitud en Montevideo.

Documentos inscribibles

En el caso de documentos inscribibles en los Registros Públicos (compraventa, hipoteca o modificaciones, reglamento de copropiedad o modificaciones, partición, cesión de derechos hereditarios, entre otros), antes de agendarse debe obtener los certificados registrales respectivos y/o testimonio de los asientos registrales para verificar los datos que posea.

  • Las escrituras se solicitan por la fecha de su autorización (no la de inscripción).
  • Los testamentos se solicitan por la fecha de su autorización (no la de comunicación).
  • Las protocolizaciones se solicitan por la fecha del acta de protocolización.

Disposiciones legales

Tenga presente las disposiciones legales a efectos de:

  • No solicitar documentos que, por su fecha, no se encuentren en los registros notariales del Escribano (por ejemplo, promesas de compraventa, modificaciones o extinciones, estatutos o contratos de sociedades o modificaciones, cartas poderes para enajenar, compraventa de automotores, entre otros).
  • No solicitar documentos que puedan encontrarse en los registros notariales de un organismo y no del Escribano (BHU, IM, Presidencia de la República).

Datos necesarios para la búsqueda

  • Nombre del Escribano.
  • Acto.
  • Fecha de autorización del documento.
  • Otorgante.

Recordatorios al momento de autorizar documentos

  • Autorice las escrituras públicas.
  • Autorice todas las actas notariales (solicitud, diligencias y protocolización).
  • En las certificaciones de firmas: a) Controle que certifica la firma de quien otorgó y firmó el documento; b) El lugar y fecha del documento privado debe coincidir con el lugar y fecha de la certificación.
  • Si el documento privado fue firmado con anterioridad, debe actuarse por ratificación y reconocimiento (art. 251 del Reglamento Notarial).
  • Recuerde que, en las escrituras públicas, actas de solicitud y certificaciones (de firmas o ratificación y reconocimiento) debe dejar constancia del conocimiento y de la lectura, otorgamiento y suscripción.
  • Debe extender y autorizar completas las notas marginales de todos los documentos que expida (copias de escrituras, testimonios –Ley 16.266– y testimonios de protocolización).
  • Los documentos provenientes del extranjero deben protocolizarse sin alterar el orden en que llegan.